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Microsoft Excel - Dicas e truques passo a passo

Base dados - parte I

Recebemos diariamente diversos e-mails com dúvidas relativas à base de dados em Excel. O primeiro passo para estudarmos base de dados é definir o seu conceito. Uma base de dados é um conjunto de informações agrupadas e organizadas através de um critério preestabelecido. Os dados da base de dados poderão sofrer as seguintes ações:

classificação;
Extração;
Alteração;
Exclusão.

Vamos comprar uma base de dados com o seu controle de contas a pagar. Os dados da conta (vencimento, valor, cedente) formam um registro. Cada uma das informações de um registro (vencimento, valor ....) é um campo.

No excel, as bases de dados devem seguir as seguintes regras:

Ser formada por uma tabela retangular;
As colunas com seu tipo especifico de informação serão consideradas os campos de informação e cada uma destas colunas receberá um título específico;
Nunca utilize duas ou mais colunas (campos) com o mesmo nome;
Os nomes das colunas serão definidos como rótulo;

Vamos gerar um exemplo, onde iremos controlar através de uma base de dados as vendas de cursos realizadas por nossos atendentes. Veja a seguir a tabela em questão já formada:

A primeira técnica que iremos ensinar para aplicar em base de dados no Excel é a classificação de registros. Classificar no Excel seria o mesmo que ordenar a base de dados com base em uma ou mais colunas, em ordem crescente ou decrescente desta. Vamos imaginar que queremos classificar nossa base de dados através dos vendedores e, nos registros de um mesmo vendedor seja estabelecida a ordem do valor da venda (forma decrescente - da venda maior para a venda menor). Para alcançar este objetivo, iríamos seguir os passos:

1. Posicione o cursor em qualquer coluna da base da dados;
2. Clique na opção de menu Dados ... Classificar. Será então exibida a seguinte janela:

3. Na caixa "CLASSIFICAR POR", selecione "VENDEDOR", e marque o botão de opção "CRESCENTE";
4. Na caixa "EM SEGUIDA POR", selecione "VALOR", e marque o botão de opção "DECRESCENTE";
5. Clique em OK. Observe como ficou a sua planilha neste ponto:

Para uma classificação crescente, o Excel usa a seguinte ordem:

Células sem valor (null)
Números
Texto
Valores lógicos

Já na classificação decrescente, o Excel usa a seguinte ordem:

Números
Texto
Valores lógicos
Células sem valor

Observe que poderemos usar até 3 colunas (campos) como chaves para uma classificação.

Agora iremos ver a forma correta de se realizar relatórios sobre os dados de uma base de dados. Para isso iremos utilizar a técnica de filtragem de dados através das opções disponíveis. Através desta técnica, os campos da base de dados irão se transformar em campos drop-down para a seleção das informações a serem exibidas. Para concretizar tal tarefa, proceda da seguinte forma:

1. Selecione o intervalo de células que compõe nossa base de dados:
2. Clique na opção de menu DADOS ... FILTRAR ... AUTOFILTRO. Veja como ficou a sua tabela:

3. A partir de agora o recurso de filtragem pode ser utilizado de forma simples e prática. Vamos imaginar que você necessite apenas ver as vendas realizadas para o curso Delphi. Sendo assim, clique no botão drop-down do campo CURSO e selecione a opção DELPHI, veja a sequência gráfica a seguir que exibe tal procedimento e o resultado final:

Passo 01:

Passo 02:

Passo 03: resultado final:

A partir deste ponto você poderá ir filtrando os dados de acordo com a sua necessidade, bastando que para isso, clique nos botões drop-down de seu interesse e selecione uma das opções disponíveis para filtrar os dados.

Para excluir o filtro, ou seja, voltar a exibir a tabela por completo, basta clicar novamente nas opções de menu DADOS ... FILTRAR ... AUTOFILTRO.

Na próxima matéria continuaremos falando sobre base de dados em Excel.